ברגע שיעדים נקבעו ונושא ומשך האירוע נבחרו, הגיע הזמן לקבוע את התאריך והשעה של האירוע. זה נשמע כאילו זהו שלב פשוט, אך הוא מכיל כמה גורמים שיכולים להשפיע על ההצלחה או הכישלון של האירוע. במאמר זה, נבחן אילו גורמים אלו ואיך לקחת אותם בחשבון.
הגורמים המשפיעים
- זמינות הקהל: חשוב לבחור בתאריך ובשעה שבהם הקהל המיועד פנוי וזמין.
- עונה וחגים: חגים, חופשות ועונות מסוימות יכולות להשפיע על ההשתתפות.
- אירועים תחרותיים: חשוב לוודא שאין אירועים תחרותיים או חשובים אחרים באותו התאריך.
כיצד לבחור?
- מחקר ואיסוף מידע: חקרו את הקהל המיועד, בדקו את הלוח השנה ואת האירועים הקרובים.
- סקרים ושיבוצים: ניתן לבצע סקר קטן או להשתמש בכלים דיגיטליים לשיבוץ תאריכים ולראות מה הכי מתאים לקהל.
- תיאום עם ספקים: חשוב לתאם עם ספקים ושותפים כדי לוודא שהם יכולים לספק את השירותים שצריך בתאריך הנבחר.
בחירת התאריך והשעה לאירוע היא תהליך שצריך לקחת בחשבון גורמים רבים ושונים. זהו לא רק שאלה של לוח שנה, אלא גם של תיאום עם הקהל המיועד, ספקים ואירועים אחרים. ככל שהתיאום טוב יותר, הסיכויים להצלחה גבוהים יותר.
בחירת מקום – הבניית הבמה לאירוע המושלם
אחרי שקבענו את יעדי האירוע עסקי, נושאו, משך ותאריך, הגיע הזמן לבחור במקום שבו האירוע יתקיים. המקום הוא לא רק "רקע" לאירוע, אלא גורם חשוב שיכול להשפיע על כל הגורמים האחרים. במאמר זה, נצפה בכיצד לבחור במקום הנכון.
הגורמים המשפיעים
- נגישות: המקום צריך להיות נגיש לקהל המיועד, חשוב לבחון אפשרויות חנייה, תחבורה ציבורית, וכדומה.
- תשתיות: האם המקום מצויד בכל התשתיות הנדרשות? (חשמל, אינטרנט, ציוד טכני, וכו').
- אווירה וסטייל: המקום צריך להתאים לנושא ולאווירה שאתם רוצים ליצור.
- תקציב: כמובן, המקום צריך גם להתאים לתקציב שנקבע.
כיצד לבחור?
- ביקור ראשוני: תמיד כדאי לבקר במקום ולראות אותו "בעיניים שלכם".
- שיחות עם ספקים: דברו עם האנשים שיספקו את השירותים במקום ווודאו שהם יכולים לספק את מה שאתם צריכים.
- בדיקת חוות דעת: חפשו חוות דעת על המקום מאירועים קודמים, זה יכול לתת לכם תמונה טובה של מה שאתם יכולים לצפות.
בחירת המקום לאירוע היא אחת ההחלטות החשובות והמשפיעות בתהליך התכנון. המקום יכול להשפיע על האווירה, הנגישות, ואף על הצלחה הכוללת של האירוע. ככל שתשקיעו זמן ומחשבה בבחירת המקום, כך תגדילו את הסיכויים שהאירוע שלכם יהפוך להצלחה רומפת.